Privacybeleid 
Harmonie Euphonia Teteringen

Versie 1.1
Datum: 10 februari 2023

Disclaimer
Ondanks het feit dat deze website en haar inhoud tot stand is gekomen met inachtneming van de grootst mogelijke zorgvuldigheid, wordt geen enkele aansprakelijkheid aanvaard voor eventuele onvolledigheid of onjuistheden. Daarnaast wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor het gebruik van de informatie van deze website.

Het gebruik van deze website geeft aan dat u ons privacybeleid zoals beschreven in onderstaande privacyverklaring hebt gelezen en aanvaard.

Privacybeleid
Harmonie Euphonia hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Harmonie Euphonia Teteringen houdt zich daarbij in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  1. Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacybeleid;
  2. Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  3. Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  4. Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  5. Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  6. Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Verwerkingsverantwoordelijke
Als Harmonie Euphonia Teteringen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacybeleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.

Grondslag verwerking persoonsgegevens 
Als grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens geldt:

  1. Voor verenigingsleden (m.i.v. minderjarige leden, bestuursleden, ereleden en oud-leden): de lidmaatschapsovereenkomst c.q. het aanmeldingsformulier;
  2. Voor de dirigenten van onze orkesten: de dirigentenovereenkomst;
  3. Voor de donateurs, vrienden en sponsors van onze vereniging: de schriftelijk aanmelding als zodanig;
  4. Voor de overige relaties van de vereniging (bijvoorbeeld: gearrangeerde assistenten, solisten/artiesten en vrijwilligers): de in enigerlei vorm gegoten samenwerkingsovereenkomst.

Verwerking van persoonsgegevens verenigingsleden
Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Harmonie Euphonia Teteringen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Ledenadministratie;
  • Contributieheffing;
  • Informatieverstrekking;
  • Uitnodigingen voor bijeenkomsten.

Extra voor bestuursleden:

  • KvK register.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Harmonie Euphonia Teteringen de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornamen, Tussenvoegsel, Achternaam;
  • Adres; Postcode; Woonplaats;
  • Telefoonnummer;
  • Geboortedatum;
  • E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Rekeningnummer;
  • Aanmelddatum/uitgangsdatum lidmaatschap;
  • Eerdere lidmaatschappen;
  • Instrument;
  • Eigen Instrument;
  • HaFaBra diploma;
  • Muziekonderwijs (instelling/docent) leerling.

Extra voor minderjarige leden (< 16 jaar):

  • Naam ouder(s)/verzorger(s);
  • E-mailadres ouder(s)/verzorger(s);
  • Telefoonnummer ouder(s)/verzorger(s).

Extra voor bestuursleden:

  • BSN nummer.

Verwerking van dirigenten van onze orkesten
Persoonsgegevens van dirigenten van onze orkesten worden door Harmonie Euphonia Teteringen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratie;
  • Financiële transacties;
  • Afsluitende overeenkomst;
  • Informatieverstrekking.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Harmonie Euphonia Teteringen de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornamen, Tussenvoegsel, Achternaam;
  • Adres, Postcode, Woonplaats;
  • Telefoonnummer;
  • Geboortedatum;
  • E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Rekeningnummer;
  • Salarisgegevens;
  • BSN-nummer;
  • Behaalde diploma’s/certificaten.

Verwerking van persoonsgegevens sponsoren en vrienden
Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Harmonie Euphonia Teteringen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Vriendenadministratie;
  • Inning financiële bijdrage;
  • Uitnodigen voor bijeenkomsten.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Harmonie Euphonia Teteringen de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voorletters, Tussenvoegsel, Achternaam;
  • Adres; Postcode; Woonplaats
  • E-mailadres;
  • Rekeningnummer;
  • Bedrijfslogo

Verwerking van overige relaties
Persoonsgegevens van overige relaties worden door Harmonie Euphonia Teteringen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratie;
  • Financiële transacties;
  • Afsluiten overeenkomst;
  • Informatieverstrekking.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Harmonie Euphonia Teteringen de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornamen, Tussenvoegsel, Achternaam;
  • Adres, Postcode, Woonplaats;
  • Telefoonnummer;
  • Geboortedatum;
  • E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Rekeningnummer.

Doorgeven persoonsgegevens
Harmonie Euphonia Teteringen geeft persoonsgegevens slechts door aan andere partijen, indien en voor zover dit noodzakelijk is om de specifieke doeleinden te verwezenlijken waarvoor deze gegevens door ons zijn verkregen. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor het verzorgen van de internetomgeving van onze website, van ons e-mailverkeer en van de door ons gebruikte sociale media.

Tenzij de aard van de persoonsgegevens en/of de betrokken omstandigheden ons daartoe noodzaken, sluiten wij met andere partijen geen verwerkersovereenkomsten af, maar volstaan wij met de eis dat de andere partij beschikt over een privacybeleid dat aantoonbaar voldoet aan de AVG.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Ledeninformatie t.b.v. gemeentelijke subsidie;
  • Bepalen van contributiebijdrage aan KNMO;
  • Inschrijvingen Kamer van Koophandel (geldt alleen voor bestuursleden).

Verder verstrekken wij uw persoonsgegevens niet aan derden, tenzij u ons hiertoe schriftelijk toestemming geeft of dit wettelijk verplicht en ook toegestaan is.

Doorgifte binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Meerderjarigheid
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
Harmonie Euphonia Teteringen bewaart persoonsgegevens in beginsel niet langer dan noodzakelijk voor het verwezenlijken van de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verkregen dan wel op grond van de wet is vereist.

  • Voor de persoonsgegevens van de leden van onze vereniging houden wij een bewaartermijn aan van 5 jaar na de beëindiging van het lidmaatschap van de vereniging;
  • Voor de persoonsgegevens van alle andere relaties van onze vereniging houden wij een bewaartermijn aan van 5 jaar na beëindiging van de jongste onderlinge samenwerking;
  • In afwijking van het voorgaande geldt dat bijzondere persoonsgegevens binnen voornoemde bewaartermijn van 5 jaar slechts worden bewaard zolang deze gegevens nog relevant zijn voor de doeleinden waarvoor ze door de vereniging zijn vastgelegd;
  • Voor persoonsgegevens die bestemd zijn voor de distributie van onze digitale nieuwsbrief geld dat deze bewaard blijven totdat de toestemming hiervoor wordt ingetrokken middels de uitschrijvingsmogelijkheid welke wordt geboden in iedere nieuwsbrief;
  • Voor de persoonsgegevens die bestemd zijn om te worden opgenomen in het historisch archief geldt geen bewaartermijn, deze persoonsgegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard op basis van de vigerende schenkingsovereenkomst.

Beveiliging
Harmonie Euphonia Teteringen heeft zorgvuldige en passende maatregelen genomen om de systemen te beveiligen. Dit om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot de persoonlijke informatie of dat de persoonlijke informatie verloren gaat.  We hebben de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens Harmonie Euphonia Teteringen van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een wachtwoordbeleid op al onze systemen; Voor beheerders gebruiken we sterke authenticatie(2FA);
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Onze website www.harmonie-euphonia.nl is uitgevoerd met een geldig SSL-certificaat
  • Alle leden van onze vereniging zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en worden hierop periodiek geattendeerd.

Harmonie Euphonia Teteringen en andere websites
Op de website van Harmonie Euphonia Teteringen treft u links aan naar andere websites. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links aan deze website zijn verbonden.

In kaart brengen websitebezoek
Op de website van Harmonie Euphonia Teteringen worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Harmonie Euphonia Teteringen gebruikt deze informatie om de werking van de website te verbeteren. Deze gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt.

Het maken en publiceren van foto’s
Voor de communicatie op de website, sociale media en andere (lokale) media wil Harmonie Euphonia Teteringen gebruikmaken van foto’s en video’s die gemaakt zijn tijdens uitvoeringen, concours en andere activiteiten van de vereniging. Met deze foto’s en video’s willen we graag terugblikken op onze activiteiten. Op deze foto’s en video’s kunnen personen herkenbaar in beeld zijn. Sinds de nieuwe privacywetgeving plaatsen wij geen foto’s zonder uw toestemming. Ieder lid heeft de mogelijkheid gekregen om aan te geven of hij wel of niet op onze beelden wil verschijnen (bij leden onder de 16 jaar met toestemming van de ouders).

Uw toestemming geldt alleen voor foto’s en video’s die door ons, of in onze opdracht worden gemaakt. Het kan voorkomen dat ouders, leden of pers, foto’s maken tijdens activiteiten van onze vereniging. Harmonie Euphonia Teteringen heeft daar geen invloed op. Foto’s voor de pers vallen onder de persvrijheid en mogen zonder toestemming gepubliceerd worden. Van ouders en leden verwachten wij dat zij terughoudend zijn bij het plaatsen van foto’s en video’s op internet.

Als u alsnog bezwaar heeft tegen het gebruik van foto’s en video’s, dan kunt u dit kenbaar maken aan de secretaris van onze vereniging (secretaris@harmonie-euphonia.nl).

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijzigingen in de privacyverklaring
De wet wijzigt doorlopend en kan Harmonie Euphonia Teteringen dwingen wijzingen aan te brengen in de privacyverklaring. Wij adviseren u deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen op onze website zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Vragen
Als u naar aanleiding van ons privacybeleid nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!

Contactgegevens
Harmonie Euphonia Teteringen
E-mail: secretaris@harmonie-euphonia.nl

Scroll naar boven